Я закончила университет в 2007 году по специальности математик-программист. Была относительно прилежной студенткой. Домашки делала сама. В обучении была заинстересована. Старалась не пропускать занятия, даже какие-то очевидно бесполезные из-за неадекватности изложения материала.
Ввиду врожденной прилежности и воспитания я так же себя вела и при обучении во втором своем университете на психолога-менеджера. До тех пока у нас не появился один хороший старичок, который одной простой фразой изменил моё отношение ко времени: “У человека есть только две настоящие ценности – время и здоровье. Именно ими человек расплачивается за всё, что с ним происходит. Ни деньгами, а временем и здоровьем!”
Но, чтобы управлять временем и чувствовать себя свободно необходима практика и дисциплина. Постоянно! Прямо сейчас!
Однажды мои выпускники моих курсов по тестированию спросили, как подступиться к теме тайм-менеджмента. Я ответила следующее:
- Вначале нужно просто ПОЛЮБИТЬ и оценить ВРЕМЯ. Каждую минуту. Оно – ваша ДРАГОЦЕННОСТЬ, ваша валюта.
- Заведите себе некую систему, в которой вы будете записывать, организовывать, плановать свои задачи. НО!!! очень важно, чтобы система вашего планирования НРАВИЛАСЬ ИМЕННО ВАМ, вы должны уметь в ней работать, вы должны уметь с ней жить. И ни в коем случае она не должна вас раздражать. Систем много всяких. И нужно пробовать, пробовать, пробовать. К сожалению, именно на этом шаге, многие сдаются, “проваливают” экзамен на умение планировать, считают, что что-то идет не так, что тайм-менеджмент – бесполезная вещь. Нужно просто не бросать когда “не получается”, а взять другой инструмент и мирно отпустить старый, который просто вам не подошел. Лично я перебовала много инструментов – как бумажные блокнотики, стикеры, боарды, так и электронные, от простых до навороченных и специализированных от того же Архангельского. И тоже казалось, что не найду, но таки нашла своё единственное, гибкое и любимое. Повторюсь: Вы должны НАЙТИ ИМЕННО ТОТ ИНСТРУМЕНТ, ЧТО ПОДХОДИТ ИМЕННО ВАМ.
- ЗАПИСЫВАЙТЕ ВСЕ ЗАДАЧИ, которые вам нужно выполнить. Это будут задачи из разных сфер жизни, но они должны быть записаны все вместе в один список.
- Вы должны УЗНАТЬ СВОЮ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ (“пропускную способность”) в день, неделю или месяц. Для этого ВСЕ задачи вначале необходимо ОЦЕНИВАТЬ: сколько вам нужно времени, чтобы выполнить задачу. Когда выполнили задачу, запишите сколько это заняло. Первые недели проводите анализ, почему не уложились в оценку и записывайте сколько успели. Когда будет накоплена некоторая статистика, то определите свою настоящую производительность: сколько времени в день/неделю/месяц у вас на самом деле получается выделять на запланированные задачи. В дальнейшем при планировании своего расписания не пробуйте сделать больше. Иначе, вероятнее всего, дело закончится вашей раздражительностью и усталостью.
- Из материалов, которые стоит дополнительно изучить и начать применять:
- Алгоритм getting things done. Он правда работает! Можно просто по картинкам из гугл его изучить.
- Видео Максима Дорофеева //www.youtube.com/watch?v=qDEOUKfa5go и дополнение к видео //www.mindmeister.com/ru/426089298/_
- Постановка целей по SMART . И этот инструмент тоже работает, если начать им пользоваться.
- Книга Дэвид Ален “Как привести дела в порядок”. Книга по сути про уже упомянутый алгоритм Getting Things Done.
- Глеб Архангельский “Тайм-драйв. Как успевать жить и работать”
Несколько принципов тайм-менеджмента, которые меня не подводят:
- Все задачи должны храниться в одном месте. Это место должно быть в любой момент времени под рукой.
- Задачи нужно записывать, а не пытаться задерживать их в голове.
- Планировать нужно не только с учетом свободного времени, но и обязательно с учетом своих внутренних ресурсов (энергия, здоровье, настроение). А трудоголикам лучше сразу резервировать в расписании и время на какой-то конкретный отдых или занятие спортом.
- Очень маленькие, минутные задачи нужно делать сразу. Иначе, записывать в своё Хранилище Дел, а не держать в голове.
- Большие задачи разбивать на несколько маленьких. При этом длительность 1й задачи не более 3-4х часов. Иначе она рискует стать бесконечной.
- Задачи должны формулироваться как ответ на вопрос “Что нужно сделать?”
- Не смешивать задачи и справочную информацию. Информация мешает выполнению настоящих задач.
- Если можно делегировать задачу, то нужно делегировать.
- Каждый день выполнять задачи как важные, так и неважные. У Архангельского есть термин “лягушка” – задача, которая тебе не очень нравится. Чаще всего это задачи неважные и несрочные, к тому же короткие. Они обычно скапливаются и становятся раздажающим фактором в вашей системе планирования. Архангельский советует избавляться от одной лягушки в день. Я попробовала. Удивительно, я избавилась от лягушек и больше их у меня нет. Сейчас подобного рода задачи, я воспринимаю как самые обычные, которые нужно выполнить.
Мой пример.
Я свои задачи записываю в trello. Визуализация процесса очень похожа на scrum board. Задача живет по следующему жизненному циклу:
- Общий пул задач
- Текущий месяц
- Текущая неделя
- Завтра
- Сегодня
- Корзина
А работа организована так:
- В начале месяца задачи попадают в “Текущий месяц” с учетом производительности месяца.
- Каждую неделю по понедельникам выбираются задачи из “Текущего месяца” в “Текущую неделю” с учетом производительности недели.
- Каждое утро определяется список задач и их последовательность на “Сегодня” и набросок на “Завтра” с учетом производительности дня.
- Из “Сегодня” в течение дня выбираются и выполняются задачи в порядке очередности.
- Т.о., к концу дня колонка “Сегодня” должна быть пуста.
- К концу недели колонки “Сегодня”, “Завтра”, “Текущая неделя” должны быть пусты.
- Все выполненные задачи отправляются в “Корзину”, а она сама отправляется в арихв по окончании месяца.
Когда процесс отработан, то его поддержка занимает минимум времени.
Оговорюсь, что, на мой взгляд, я относительно гибко подхожу к планированию.
- Например, при усталости, я могу заменить одну задачу “крепкую” на другую менее энергоемкую.
- Ввиду меняющихся жизненных приоритетов, что-то может добавиться из пула общего задач или попасть в него обратно.
- В настоящий момент, зная свою производительность, я не всегда оцениваю задачи. Оценка происходит на уровне интуиции.
Получая второе образование, я ещё и не переставала работать. Тяжелый период. Рано встаешь, поздно ложишься, семью почти не видишь. Но учиться очень хотелось. И работать тоже было нужно!
Однажды, прилежно спеша на занятия, я мечтала на самом деле о кружечке кофе вместо занятия, о паузе в этом жестоком ритме жизни. Мечты усугублялись тем, что дорога на учебу проходила вдоль одной из кофеен с вкуснейшим кофе. Проходя её, я на секунду задумалась, развернулась, зашла внутрь, купила кофе и медленно его выпила. Это, наверное, был мой самый медленный и самый вкусный кофе.
Всё потому что в ту секунду я поняла, что своё время я хочу вложить в своё здоровье, в свой дух, в свое настроение, а время и здоровье – это моё единственное, чем я могу управлять!