Заметки про тайм-менеджмент

Я закончила университет в 2007 году по специальности математик-программист. Была относительно прилежной студенткой. Домашки делала сама. В обучении была заинстересована. Старалась не пропускать занятия, даже какие-то очевидно бесполезные из-за неадекватности изложения материала.

Ввиду врожденной прилежности и воспитания я так же себя вела и при обучении во втором своем университете на психолога-менеджера. До тех пока у нас не появился один хороший старичок, который одной простой фразой изменил моё отношение ко времени: “У человека есть только две настоящие ценности – время и здоровье. Именно ими человек расплачивается за всё, что с ним происходит. Ни деньгами, а временем и здоровьем!”

Но, чтобы управлять временем и чувствовать себя свободно необходима практика и дисциплина. Постоянно! Прямо сейчас!

Однажды мои выпускники моих курсов по тестированию спросили, как подступиться к теме тайм-менеджмента. Я ответила следующее:

1. Вначале нужно просто ПОЛЮБИТЬ и оценить ВРЕМЯ. Каждую минуту. Оно – ваша ДРАГОЦЕННОСТЬ, ваша валюта.
2. Заведите себе некую систему, в которой вы будете записывать, организовывать, плановать свои задачи. НО!!! очень важно, чтобы система вашего планирования НРАВИЛАСЬ ИМЕННО ВАМ, вы должны уметь в ней работать, вы должны уметь с ней жить. И ни в коем случае она не должна вас раздражать. Систем много всяких. И нужно пробовать, пробовать, пробовать. К сожалению, именно на этом шаге, многие сдаются, “проваливают” экзамен на умение планировать, считают, что что-то идет не так, что тайм-менеджмент – бесполезная вещь. Нужно просто не бросать когда “не получается”, а взять другой инструмент и мирно отпустить старый, который просто вам не подошел. Лично я перебовала много инструментов – как бумажные блокнотики, стикеры, боарды, так и электронные, от простых до навороченных и специализированных от того же Архангельского. И тоже казалось, что не найду, но таки нашла своё единственное, гибкое и любимое. Повторюсь: Вы должны НАЙТИ ИМЕННО ТОТ ИНСТРУМЕНТ, ЧТО ПОДХОДИТ ИМЕННО ВАМ.
3. ЗАПИСЫВАЙТЕ ВСЕ ЗАДАЧИ, которые вам нужно выполнить. Это будут задачи из разных сфер жизни, но они должны быть записаны все вместе в один список.
4. Вы должны УЗНАТЬ СВОЮ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ (“пропускную способность”) в день, неделю или месяц. Для этого ВСЕ задачи вначале необходимо ОЦЕНИВАТЬ: сколько вам нужно времени, чтобы выполнить задачу. Когда выполнили задачу, запишите сколько это заняло. Первые недели проводите анализ, почему не уложились в оценку и записывайте сколько успели. Когда будет накоплена некоторая статистика, то определите свою настоящую производительность: сколько времени в день/неделю/месяц у вас на самом деле получается выделять на запланированные задачи. В дальнейшем при планировании своего расписания не пробуйте сделать больше. Иначе, вероятнее всего, дело закончится вашей раздражительностью и усталостью.
5. Из материалов, которые стоит дополнительно изучить и начать применять:
   1. Алгоритм getting things done. Он правда работает! Можно просто по картинкам из гугл его изучить.
   2. Видео Максима Дорофеева //www.youtube.com/watch?v=qDEOUKfa5go и дополнение к видео //www.mindmeister.com/ru/426089298/_
   3. Постановка целей по SMART . И этот инструмент тоже работает, если начать им пользоваться.
   4. Книга Дэвид Ален “Как привести дела в порядок”. Книга по сути про уже упомянутый  алгоритм Getting Things Done.
   5. Глеб Архангельский “Тайм-драйв. Как успевать жить и работать” 

Несколько принципов тайм-менеджмента, которые меня не подводят:

• Все задачи должны храниться в одном месте. Это место должно быть в любой момент времени под рукой.
• Задачи нужно записывать, а не пытаться задерживать их в голове.
• Планировать нужно не только с учетом свободного времени, но и обязательно с учетом своих внутренних ресурсов (энергия, здоровье, настроение). А трудоголикам лучше сразу резервировать в расписании и время на какой-то конкретный отдых или занятие спортом.
• Очень маленькие, минутные задачи  нужно делать сразу. Иначе, записывать в своё Хранилище Дел, а не держать в голове.
• Большие задачи разбивать на несколько маленьких. При этом длительность 1й задачи не более 3-4х часов. Иначе она рискует стать бесконечной.
• Задачи должны формулироваться как ответ на вопрос “Что нужно сделать?”
• Не смешивать задачи и справочную информацию. Информация мешает выполнению настоящих задач.
• Если можно делегировать задачу, то нужно делегировать.
• Каждый день выполнять задачи как важные, так и неважные. У Архангельского есть термин “лягушка” – задача, которая тебе не очень нравится. Чаще всего это задачи неважные и несрочные, к тому же короткие. Они обычно скапливаются и становятся раздажающим фактором в вашей системе планирования. Архангельский советует избавляться от одной лягушки в день. Я попробовала. Удивительно, я избавилась от лягушек и больше их у меня нет. Сейчас подобного рода задачи, я воспринимаю как самые обычные, которые нужно выполнить.

Мой пример.

Я свои задачи записываю в trello. Визуализация процесса очень похожа на scrum board. Задача живет по следующему жизненному циклу:

• Общий пул задач
• Текущий месяц
• Текущая неделя
• Завтра
• Сегодня
• Корзина

А работа организована так:

• В начале месяца задачи попадают в “Текущий месяц” с учетом производительности месяца.
• Каждую неделю по понедельникам выбираются задачи из “Текущего месяца” в “Текущую неделю” с учетом производительности недели.
• Каждое утро определяется список задач и их последовательность на “Сегодня” и набросок на “Завтра” с учетом производительности дня.
• Из “Сегодня” в течение дня выбираются и выполняются задачи в порядке очередности.
• Т.о., к концу дня колонка “Сегодня” должна быть пуста.
• К концу недели колонки “Сегодня”, “Завтра”, “Текущая неделя” должны быть пусты.
• Все выполненные задачи отправляются в “Корзину”, а она сама отправляется в арихв по окончании месяца.

Когда процесс отработан, то его поддержка занимает минимум времени.

Оговорюсь, что, на мой взгляд, я относительно гибко подхожу к планированию.

• Например, при усталости, я могу заменить одну задачу “крепкую” на другую менее энергоемкую.
• Ввиду меняющихся жизненных приоритетов, что-то может добавиться из пула общего задач или попасть в него обратно.
• В настоящий момент, зная свою производительность, я не всегда оцениваю задачи. Оценка происходит на уровне интуиции.

Получая второе образование, я ещё и не переставала работать. Тяжелый период. Рано встаешь, поздно ложишься, семью почти не видишь. Но учиться очень хотелось. И работать тоже было нужно!

Однажды, прилежно спеша на занятия, я мечтала на самом деле о кружечке кофе вместо занятия, о паузе в этом жестоком ритме жизни. Мечты усугублялись тем, что дорога на учебу проходила вдоль одной из кофеен с вкуснейшим кофе. Проходя её, я на секунду задумалась, развернулась, зашла внутрь, купила кофе и медленно его выпила. Это, наверное, был мой самый медленный и самый вкусный кофе.

Всё потому что в ту секунду я поняла, что своё время я хочу вложить в своё здоровье, в свой дух, в свое настроение, а время и здоровье – это моё единственное, чем я могу управлять!