Задачи нарастали постепенно – вроде сначала все плавненько, приходишь, работаешь, отчитываешься руководству. А потом появляется куча коммуникаций, каждому что-то обещаешь сделать, кто-то тебе обещает и твои задачи зависят от этих обещаний. Ты сам начинаешь жить более самостоятельной жизнью – своя квартира (пусть и съемная), обязанности и ответственности (например, кредит на машину), заводишь себе кота или собаку и т.д. И всё – начинает казаться, что время исчезло из твоей жизни – у тебя куча задач – потестировать, заавтоматизировать, проверить требования, оплатить кредит, покормить кота, полить цветы….. Ты задерживаешься на работе, у тебя не хватает времени на хобби или просто отдохнуть.  Ты ничего не успеваешь.

Лично меня преследовала очень долго огромная куча мыслей перед сном – что я за сегодня сделала и что не сделала, что нужно перенести на завтра или на когда-то еще. Настолько огромная, что мешала спать и еще бы чуть-чуть и начала бы влиять на здоровье.

Моя презентация с конференции SQA Days на тему управления временем – //drive.google.com/open?id=1xJIw81P3Yd9jia8AY6LNHcS9tV70jOa8

По пути к управлению своим временем from Vlad Orlikov on Vimeo.

Открытие 1 – Максим Дорофеев и мыслетопливо

Очевидно, что с этим нужно было что-то делать и первый шаг, первое знание, которое помогло в будущем – это понятие мыслетоплива от Максима Дорофеева.

Максим Дорофеев называет мыслетопливом определённый запас умственных сил, который помогает нам оставаться рациональными и собранными.

Т.е. чтобы сделать какую-то задачу надо потратить некоторое количество мыслетоплива. Вспомнить задачу, понять более точно, что надо сделать, разобраться с непонятным, выполнить, проанализировать результаты и другие мелкие этапы выполнения каждой из задач тратят наше мыслетопливо. И одна из ключевых мыслей от Дорофеева в том, что мыслетопливо нужно беречь. Самое простое и очевидное, что мы можем сделать, это освободить нашу голову и ввести список дел в свою жизнь. В этот список задачи должны записываться максимально просто и конкретно (терминами Максима, сформулированная задача должна быть понятна даже обезьяне). (Не “купить подарок Петру Ивановичу“, а сначала “сгенерировать идеи для подарка”.)

И я начала записывать задачи. В блокнот. Перебирала разные – искала подходящий – и обычные, и планеры, и даже специализированные блокноты для таск-менеджмента покупала.

Но с блокнотами сложность в том, что, если ты задачу не сделал сегодня, то ее нужно будет переписывать в план на завтра или когда-то еще. Задачи могут теряться. Да и сам список дел получается слишком большим и сложным со временем – что-то перечеркнуто, сложно искать нужное.

Открытие 2 – НЕ блокнот

Конечно, пришло все таки принятие того, что это должен быть не блокнот.

Сейчас очень много тулов для управления своими задачами и на самом деле, какой из них использовать личное дело каждого. Я несколько лет использовала Trello с колонками “Беклог”, “На неделю”, “Сегодня”, “Завтра”, “Сделано”, но со временем мне стало не хватать функциональности Trello и я перебралась в Todoist. Но это не значит, что эти инструменты лучшие – я знаю много людей, которым они “не зашли”. Нужно искать свой. Если не легла душа, если не понравилось, не подходит под вас, пробуйте следующий.

——

Сейчас хорошо должно быть все? Выбрали свой инструмент. Задачи записываются, по списку делаются, когда надо. Да и усыпать стало легче – не надо вспоминать список дел на завтра и корить себя за забытое и не сделанное.

Я пожила таким образом какой-то период времени, но вот счастья как-то не было. Чем-то я все равно была недовольна.

Открытия 3 – колесо баланса и правило 20 минут

И здесь на одном из занятий в университете на курсе по психологии нам дают задание, которое называется “Колесо баланса”. Оно очень простое и вы можете сделать его прямо сейчас. Вам нужно нарисовать 8 осей и обозначить на них шкалу от 1 до 10. Каждая ось имеет свое название дом и семья, работа и карьера, деньги, дети, друзья, хобби, здоровье, хобби и развлечения. Названия осей вы можете взять предлагаемые  (в интернете очень много вариантов для осей), а можете заменить на свои, если есть что-то для вас более важное.

Далее нужно по каждой оси проставить значения о текущем состоянии. Например, здоровье на 5 из 10, любовь на 10 из 10. Что такое 10 решаете только вы, сами для себя.

И последнее – нужно соединить все точки между собой и посмотреть, что получилось. В идеале, должно получится колесо, чтобы оно легко “катилось” по жизни. Пусть не на 10-ку, но это должен быть круг, колесо, которое будет говорить о том, что мы сохраняем баланс между разными сферами жизнедеятельности. А вот если появляются какие-то остро или тупоугольные области, то эт не колесо и ваша жизненная карета превращается в ковыляющую телегу %) Чему-то в вашей жизни вы уделяете недостаточно внимания.

Т.е. в вашем списке задач должно быть выделено время для активностей из разных сфер жизни.

Тут может возникнуть вопрос про то, как успеть по всем этим направлениям.

Открытие 4 – правило 20 минут

И ответом для меня стало мое любимое правило 20 минут, про которое кто-то, наверное, уже слышал. Уделите 20 минут в день спорту, и будете здоровы. Изучению нового, чтобы стать экспертом в теме и т.д.

Т.е. выделите всего лишь 20 минут на каждую из важных для вас сфер жизни. Пусть не каждый день, но через день-два. И это будет уже маленькая радость для вас.

В моем колесе была глубокая пропасть по хобби. А я с детства очень люблю вязание на спицах, но много лет им не занималась. И, увидев в колесе эту пропасть, я просто пошла в магазин, купила нитки и спица и через минут 20 я уже чувствовала умиротворение в душе и новый прилив сил. Но у каждого будет, конечно же, свое 🙂

—-

Следующим этапом становится ситуация, когда задачи, в основной своей массе, уже выполняются по списку, сам список заполняется разнообразными задачами из разных сфер жизни, ну а мыслетопливо экономится.

Однако усиливается ощущение беспорядка – задач много и они скапливаются, разобраться в них вызывает сложность, выполнение некоторых затягивается почему-то, а иногда думаешь о том, зачем это вообще надо было записывать…

И тут начался период чтения. Я прочитала некоторое количество книг. Во многих описаны очень схожие вещи. Но, честно скажу, я не прониклась до конца ни одной из них. Однако, наверное, из каждой вынесла что-то полезное для своего пути по управлению временем.

Открытие 5. 2х минутные задачи

Классикой в тайм-менеджменте является книга Девида Алена “Getting Things Done” (GTD). В целом, весь алгоритм сводится к тому, что изображен на слайде – идея в том, чтобы с самого начала правильно “фильтровать” все свои входящие задания – что-то делегировать, что-то в список задач, что-то в архив, что-то в список проектов на дальнейшую декомпозицию.

Но самым интересным для меня стало правило 2х минут – если задача занимает меньше двух минут, то сделать ее нужно СРАЗУ. Не надо никуда записывать, не надо раздумывать долго. Просто взять и сделать.

Например, “Исправить severity у бага” можно очень быстро. Или даже “оплатить коммунальные” в мире с интернет-банкингом можно за 2 минуты

Открытие 6. «Лягушки» на завтрак

Дальше я столкнулась с “Тайм-менеджментом” от русского классика-романтика Глеба Архангельского. Почему романтика? 🙂 У Архангельского часть теории состоит в том, что нужно выбирать и фиксировать свое событие дня, недели, месяца, года, чтобы определить свои ценности. А также выбирать цель для дня, недели, года и идти к ней. Лично для меня это избыточно.

Но мне понравилось, что Глеб предлагает на завтрак кушать лягушек. Лягушка – это неприятная по каким-то причинам для вас задача, это, может быть звонок, уборка, общение с кем-то и т.д. Каждый день перед основными задачами стоит заставить себя съесть одну лягушку (сделать одну неприятную задачу). Из опыта, скажу, что это дает еще легкий эффект гордости от своего поступка “наконец-то я ее сделал! я молодец!”  и воодушевление на будущие задачи.

Со временем, мои все лягушки исчезли совсем и любая подобная задача стала восприниматься просто как задача, которую надо сделать.

Кроме лягушек у Архангельского есть еще слоны. Это большие залежавшиеся задачи. Слонов нельзя съесть целиком. Их надо разделять на более мелкие.  Дорофеев и Ален называют их проектами. Чтобы сделать большой проект, нужно каждый день делать от него по кусочку (и тут еще раз вспоминаем правило 20 минут). Слоны появляются обычно, если вы неправильно формулируете свои задачи или неправильно оцениваете свои силы.

Открытие 7. Приоритеты по Эйзенхауэру и квадрат II

И не секрет, что входящие задачи нужно оценивать по приоритетности, а не бросаться их сразу делать. И здесь самой яркой для меня классификацией приоритетов становится матрица приоритетов по Эйзенхаузену. Есть 2 оси (срочность и важность) и 4 образующих квадранта.

Первый – это срочные и важные, горящие дела – срочно пообщаться, выпустить хотфикс, сообщить о блокер баге, наложить гипс, если сломал ногу и т.д. Задачи с людьми, увольнениями, мотивацией.. Задачи 1го приоритета (вспоминаем одноминутного менеджера)

Второй – это важные, но несрочные дела. Для тестировщика – обновить чеклист, для менеджера – найти новых сотрудников, проанализировать метрики за какой-то период работы и сделать выводы. (Конечно, если у вас недостаток людей, или нужно через 5 минут отчитываться по метрикам, то эта задача уже становится срочной, но я про другую ситуацию)

Третий – неважные, но срочные дела.

Четвертый – неважные и несрочные.

Если вы работаете только в I квадранте, то это очень быстрый и хороший путь к выгоранию. Увы.

Задачи неважные (третьего и четвертого) квадрантов, если вы менеджер, то можно делегировать на вашу команду – и это их точка роста для будущего.

Менеджер, лид должен работать в квадранте II – это задачи-залог его будущей эффективности.

Рассортировать/разобрать почту, выполненные задачи, пересмотреть расписание, апрувнуть баги или тесты в ЧЛ для новых фич – это ВАЖНОЕ И СРОЧНОЕ для лида команды тестировщиков!

Я тестировщик. Сижу проектирую тесты или чеклист пишу по новому функционалу, тут прилетает вопрос от ПМа на тему того, есть ли у нас такой баг. Я трачу время, нахожу ответ. Дальше приходит новый билд с этой фичей и оказывается у меня все еще не готовы кейсы. Я не могу начать работу. Некоторые в таких случаях сделают вывод о том, что никогда не успевают работать по чеклисту, и вообще, что чеклисты бесполезны. Вопрос встречный – почему вы решили, что ответить на вопрос важнее, чем подготовить тесты? Ответ “ну он же ПМ” не подходит. У каждого своя работа и свои приоритеты. Более того, большинство задач НЕ СРОЧНЫЕ, их только такими выдают.

Еще ситуация. Вы как лид сидите и метрики собираете. Ваш тестировщик проектировал тесты для фич, которые уже в разработке. Говорит, что все готово, можно проверять. Чему отдадите предпочтение – метрикам или тестам?

—

Итак, на данном этапе мы уже формулируем свои задачи максимально понятно (как для обезьянок по терминологии Дорофеева), делим слонов на подзадачи, осознаем, где у нас лягушки, кушаем их на завтрак, оцениваем приоритетность задач и не забываем про разные сферы жизни, чтобы не терять мотивацию.

Следующая сложность, с которой сталкиваешься, это как организовать все в нормальную постоянно работающую систему… Ты вот вроде все знаешь, все делаешь правильно, но как-то на практике не понятно на самом деле как сжиться с этими приоритетами, как все задачи между собой согласовать – делать только приоритетное неверно, т.к. не делается еще куча всего и ты живешь как белка в колесе, делать только неприоритетное тоже неверно, забивать на неважное тоже нехорошо, оно ведь должно быть сделано. Планируешь некоторый объем задач на сегодня, а потом не успеваешь все сделать и расстраиваешься.

И вроде как, у тебя все автоматизировано уже с помощью выбранного инструмента – перенести на завтра не сложно, переносишь, а потом перенос еще и еще раз повторяется… что-то не то.

Открытие 8. Расписание

И вот в этом уже состоянии размышлений я сталкиваюсь с курсом по тайм-менеждменту на ресурсе universarium. И, на мой взгляд, это самый четкий курс из тех, которые мне встретились на моем пути. Он окончательно помог собрать все в единую систему.

Курс во многом повторяет то же, что и все остальные эксперты – говорит про фиксацию задач правильно, про приоритеты по Эйзенхаузену и т.д. Но еще он дает инструкцию о том, как управлять своими задачами, чтобы все успевать.

Далее практически, цитирую этот курс.

На первом шаге планирования

• формируется список задач
• задачи формулируются они максимально просто и конкретно, с пониманием сроков
• при этом прогнозируются трудозатраты на каждую задачу (эстимируется время)

На втором шаге планирования

• для каждой задачи присваивается приоритет от I до IV (лично я никогда это визуально не отображаю никак, а просто в голове подобный анализ провожу)
• выделяются делегируемые задачи и добавляются соответствующие управленческие задачи (например, если вы даете задачу кому-топровести ревью чеклиста, то у вас должна быть задача на то, чтобы узнать результаты, возможно с кем-то обсудить, а если человек делает это первый раз, то еще и задача про пояснение того, как это делать)

На третьем шаге планирования

• фиксируются «жесткие» дела в календаре, которые были запланированы ранее (митинги, собеседования, обучение)
• для запланированных мероприятий дополнительно планируются подготовка и подведение итогов
• фиксируются в календаре I и II – срочные важные и несрочные важные дела
  • слонов берем кусками! (они обычно в II)
• и оставляется 30-40% времени для зеленых зон – это время «про запас» – не забитое задачами время в календаре.Например, совещания могут затянуться, всегда возникают какие-то дополнительные вопросы у кого-то, что-то надо перепроверить или что-то дополнительное непредвиденное сделать – вот для этих целей и нужны зеленые зоны.
  • а если вдруг задач дополнительных не будет, то вы как раз таки берете дела из квадрантов III, IV (неважные) и выполняете их.

Если кратко, то дела делаются, если вы их регулярно правильно организуете в расписание и далее следуете ему в течение дня.

Открытие 9. Энергия, эмоциональный запас сил

Составляя расписание нужно эстимировать задачи и не пытаться впихнуть невпихуемое.

Но, эстимировать нужно не только время, но и энергию, которую вы потратите на конкретную задачу. В некоторых случаях, вы делаете такие задачи, что по времени занимают 5 минут, но потратят вашу энергию на весь рабочий день.  

Допустим, вам, как тестировщику, нужно поднять вопрос о том, что плохо настроен какой-то процесс, сделать кому-то замечание о плохой работе, написать пачку ненавистных тест-кейсов.. Такие задачи могут быть изматывающими для вас.. Кто пьет кофе, обязательно сделает кофейную паузу после такой задачи, кто-то скушает шоколадку, кто-то выйдет на улицу подышать, чтобы восстановить силы. И хорошо, если эти переключения делаются и работают, но бывает ведь и не помогают…

Когда составляете расписание на день, не включайте в него одни энергетически выматывающие вас задачи. Иначе вы ничего не успеете все равно.

Открытие последнее. Дисциплина.

Я рассказывала о своем подходе другим, но не у всех получалось организовать свои задачи. И после нескольких таких случаев я сделала последнее открытие. Горькая правда относительно управления своим временем, без которой все выше описанное не работает, – это строжайшая дисциплина, которой нужно придерживаться.

1. Каждое утро (или вечер, кому как удобно, но важно, чтобы это было регулярно) нужно  обновить список дел на сегодня (завтра):
   1. ЗАЭСТИМИРОВАТЬ!!!! По-честному, а не как хотелось бы, чтобы это было сделано.
   2. Выбрать, что сделаешь, вспоминая Эйзенхауэра, эстимейт и свою ЭНЕРГИЮ!
   3. Расставить задачи в нужной очередности и назначить время дня для их выполнения
   4. Не полениться добавить управленческие задачи по подготовке и подведению итогов (например, перед митингом подготовка, а после – результаты)
2. Получив задачу 2х-минутную, сделать ее сразу, а если задача больше, чем на 2 минуты, НЕ БРОСАТЬСЯ за нее, а записать И выбрать ожидаемую дату выполнения
   1. Если это проект (он же слон), то задачу «Распланировать проект»
   2. Если задача делегируется, то назначить управленческие задачи
   3. Если ты занят, то не бояться отказать тому, кто отвлекает
   4. Записывать идеи в отдельный список. Идеи – это не задачи. Но быстрореализуемые идеи должны становится сразу задачами. И часто не нужно ждать никакого согласования с кем-то вышестоящим, а просто брать и реализовывать свою идею.
3. Выполнив задачу, ОТМЕТИТЬ, что она выполнена СРАЗУ ЖЕ и взять по плану следующую (т.е. надо мониторить свой план весь день, а не как получится)
4. Раз в пару недель «чистить» беклог задач и идей, перепланировать будущие дела

—-

Для многих подобная строгость будет казаться избыточной, некоторые будут говорить, что так, из жизни исчезает изюминка, неожиданность, все по плану и все скучно. Может быть. Я не буду этого отрицать. Но я, например, не забиваю задачами все 24 часа в сутках, я фиксирую рабочие задачи и какие-то другие проекты (такие как участие в программном коммитете конференции, организация событий в сообществе QA Club Minsk, личные дела, привязанные ко времени, типа посещения врачей, концертов, фиксирую данные кому-то обещания или полученные от кого-то и т.п.). Почти все личное время я оставляю свободным и не чувствую каких-то проблем с тем, что из жизни исчезла непредсказуемость.

В качестве заключения, скажу, что управление своими задачами и временем – это активность которая требует очень большой самоорганизации, дисциплины, силы воли и самого времени. И, если вы искренне страдаете от того, что дела не делаются, то наберитесь сил – придется много в себе поломать и выработать новые привычки.

А вот если вы не готовы идти на такие жертвы, то просто отпустите эту ситуацию 🙂 и живите как вам нравится, не корите себя и не превращайте в критическую проблему то, что что-то забывается, не доделывается, не успевается. Просто кайфуйте от своей жизни!